《通用数据保护条例》(GDPR) 从根本上改变了组织处理个人数据的方式，对人力资源的影响尤为深远。人力资源部门管理着大量的敏感员工信息，因此合规至关重要。对于雇主而言，理解并落实 GDPR 原则不仅是为了避免巨额罚款，更是为了建立信任并保护员工的隐私。
Lawful Bases for Processing HR Data处理人力资源数据的合法依据
在《通用数据保护条例》（GDPR）的规定下，您必须拥有有效的法律理由，即“合法依据”，才能处理员工数据。虽然“同意”是依据之一，但在雇主与员工的关系中，由于双方存在固有的权力失衡，将其作为依据可能会产生问题。相反，人力资源部门应主要依赖以下其他依据：
履行合同：处理为履行雇佣合同所必需的数据，例如支付薪酬或管理福利。法定义务：为遵守法律而必须进行的数据处理，例如缴纳税款或社会保障缴款。正当利益：为实现合法的商业目的而进行的数据处理，例如进行安全监控或管理员工队伍规划，前提是该处理不会凌驾于员工的权利之上Key GDPR Principles for HR人力资源领域的 GDPR 核心原则
一个合规的人力资源部门必须将几项 GDPR 的核心原则贯彻到其日常运营中。这些原则旨在指导您如何在员工数据的整个生命周期内，对其进行收集、使用和保护。
Data Minimization and Retention数据最小化与保留
仅收集为实现特定且明确的目的所必需的数据。不要为了“以防万一”而收集额外信息。此外，您必须制定明确的数据保留政策，明确规定员工离职后数据的保存期限，并确保在该期限届满后对数据进行安全删除。
Transparency and Employee Rights透明度与员工权利
您必须向员工提供一份清晰且方便查阅的隐私声明，说明您收集了哪些数据、收集的原因以及数据将如何被使用。员工还享有多项权利，包括访问其个人数据的权利（数据主体访问请求，简称 DSAR）。同时您必须建立清晰的流程，以便在一个月的期限内对 DSAR 做出响应。为了实现并保持 GDPR合规，需要将这些流程进行详尽的记录。
Security and Cross-Border Data Transfers安全与跨境数据传输
保护人力资源数据是不可妥协的底线。这需要实施稳健的安全措施，包括：
访问控制：将敏感人力资源数据的访问权限严格限定于因工作职能确有需要的员工。加密：对静态数据（存储时）和动态数据（传输时）均实施加密保护。供应商管理：在使用第三方供应商（例如薪酬服务提供商）时，必须签署并落实《数据处理协议》（DPA）。该合同可确保供应商同样遵守 GDPR 标准。如果您将人力资源数据传输到欧洲经济区（EEA）之外，则必须采用法律认可的机制，例如“标准合同条款”（SCCs），以确保数据持续受到保护。采用如 BIPO 平台等统一系统，有助于在不同的法律管辖区内安全地管理数据。最后，应建立明确的数据泄露通知程序，以确保一旦发生数据泄露，能够在72小时的报告期限内完成上报。
Conclusion结语
总而言之，人力资源领域的 GDPR 合规是一项持续性承诺，而非一次性项目。这要求为数据处理建立明确的合法依据，遵守数据最小化与安全原则，并尊重员工在透明度和数据访问方面的权利。通过清晰的政策、稳健的安全措施以及严格的供应商管理将这些要求落实到实际运营中，雇主能够有效地降低风险，并展现出保护员工个人数据的坚定承诺。
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